# Como funciona a automação por funil da IDX > A automação por funil envia uma mensagem de WhatsApp quando o lead entra numa coluna do funil pela primeira vez. Você escreve um texto por coluna, com variáveis como o nome do lead, e escolhe por qual número ele sai. Não há atraso programado, e-mail, tarefa nem condição. Publicado em 29 de outubro de 2026. Endereço: https://idxbr.com/blog/automacoes-por-funil ## Pontos principais - Cada coluna do funil pode ter uma mensagem de texto, enviada uma vez para cada lead - A mensagem sai pelo número da organização ou pelo número do corretor responsável - Leads de formulários da Meta e da API da IDX não disparam a mensagem - Não há atraso programado, e-mail, tarefa, condição nem anexo - Disponível nos planos Profissional e Avançado ## O que a automação por funil faz A automação por funil envia uma mensagem de WhatsApp para o lead quando ele entra numa coluna do funil pela primeira vez. Cada funil tem uma automação, e cada coluna desse funil pode ter a própria mensagem, ligada ou desligada. A mensagem sai uma única vez por lead e por coluna. A IDX guarda um registro de "este lead já recebeu a mensagem desta coluna". Se o lead sai de **Em Atendimento** e volta para ela depois, nada é enviado de novo. A automação tem um nome opcional, um funil e, para cada coluna desse funil, quatro coisas: o texto, o número de envio, o estado (**Ativada** ou **Desativada**) e a pré-visualização. ## Onde fica e quem tem acesso A automação por funil fica na área **Automações**, no menu lateral, junto com as [mensagens prontas](/blog/mensagens-prontas) e o [chatbot de triagem](/blog/chatbot-de-triagem). | O que você quer fazer | Permissão necessária | | ------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------- | | Ver o item **Automações** no menu e abrir a lista | Gerenciar o CRM | | Ver o botão **Novo** e criar | Criar no CRM | | Ligar ou desligar pela lista | Ver o controle pede editar no CRM; gravar pede criar no CRM | | Excluir | Excluir no CRM | Quem não pode gerenciar o CRM e abre o endereço da lista é levado para os funis do CRM. Membros recebem essas permissões pelo papel definido em **Membros**. ### A lista de Automações A lista mostra as três formas de automação juntas: primeiro as automações por funil, depois as mensagens prontas e por último os chatbots de triagem. No topo ficam três números dos últimos 30 dias. | Número | O que conta | | ------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Mensagens automáticas** | Mensagens por coluna que a IDX mandou para envio. Um lead que recebeu a mensagem de duas colunas conta duas vezes | | **Leads que responderam** | Leads diferentes que escreveram no WhatsApp depois de receber uma mensagem automática. Com pelo menos um envio, aparece também a porcentagem | | **Triagens concluídas** | Triagens terminadas, com o total de iniciadas embaixo | Cada linha de automação por funil mostra: - O nome da automação ou, sem nome, o nome do funil - A etiqueta do funil e a etiqueta **Automação por funil** - **Última alteração**, com o tempo desde a última mudança, como "há 2 dias" - O controle **Ativada** e **Desativada** - O menu de ações, com **Excluir automação** A linha aparece como **Ativada** quando pelo menos uma coluna está ligada. Clicar na linha abre a automação para edição. A busca **Buscar automação** procura pelo nome do funil e pelo tipo. Ela não procura pelo nome que você deu à automação por funil. Sem resultado, a lista mostra **Nenhuma automação encontrada**. Sem WhatsApp conectado, a lista e a tela de criação mostram o aviso **WhatsApp desconectado.**, com o link **Conectar WhatsApp**, que leva ao Atendimento. ## Quando a mensagem é enviada A mensagem sai quando o lead chega a uma coluna com mensagem ligada, por um dos caminhos que disparam a automação. | Como o lead chega à coluna | Dispara a mensagem? | | ------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------- | | Lead criado à mão no CRM | Sim, se o lead for novo e a triagem da coluna não começar | | Lead novo pelo WhatsApp, com a criação automática de leads ligada no número | Sim, na coluna de entrada do funil de entrada, se a triagem não começar | | Card arrastado para outra coluna no quadro do funil | Sim. Reordenar dentro da mesma coluna não dispara | | Lead movido de coluna pela página do lead | Sim, junto com a triagem da coluna, se houver | | Lead transferido para outra coluna do mesmo funil | Sim | | Lead transferido para outro funil | Sim. O registro de mensagens recebidas é zerado antes | | Formulário da página pública do imóvel | Sim | | Integração com a RD Station, pelo envio de leads ou pela importação de contatos | Sim | | Formulário de anúncio da Meta | Não | | API da IDX | Não | | Lead criado a partir de uma conversa no Atendimento | Não | | Lead movido pelo chatbot de triagem ao concluir | Não | ### Condições para a mensagem sair Mesmo pelo caminho certo, a mensagem só sai se todas estas condições forem verdadeiras: - A organização tem Automações no plano - A coluna de destino tem mensagem salva e está **Ativada** - O lead tem um contato vinculado - O lead ainda não recebeu a mensagem dessa coluna - Existe um número de WhatsApp conectado para o envio, conforme a regra de instância descrita abaixo Quando o lead é criado à mão e o contato já tinha um lead, a IDX reaproveita o lead existente e não dispara nada. Se nenhum número estiver conectado, a mensagem não sai e a IDX **não** marca o lead como notificado. Na próxima vez que ele entrar na coluna, a IDX tenta de novo. ## Como criar uma automação por funil Você cria a automação pelo botão **Novo** da lista de Automações. ![Tela Criar automação com o tipo Automação por funil marcado e o campo Funil ainda vazio](https://idx-main-prod-files.s3.us-east-1.amazonaws.com/docs/lp-blog-automacoes-por-funil-criar-automacao.jpg 'Comece escolhendo o tipo e o funil que vai receber as mensagens') 1. Abra **Automações** no menu lateral. 2. Clique em **Novo**. Se a lista estiver vazia, clique em **Criar automação**. 3. Deixe marcado o cartão **Automação por funil**. 4. Escolha o funil no campo **Funil**. Um funil com o selo **Já automatizado** abre a automação que já existe. 5. Dê um nome em **Nome da automação**, se quiser. 6. Em cada coluna, escreva o texto em **Mensagem que será disparada**. 7. Clique nas fichas de **Variáveis** para incluir dados do lead, como **Nome do lead**. 8. Escolha o número em **Enviar pela instância**. 9. Troque a coluna para **Ativada**. 10. Clique em **Salvar automação**. [Vídeo: Como criar uma automação por funil](https://idxbr.com/videos/blog/automacoes-por-funil.mp4) ## O que cada campo da tela faz A tela **Criar automação** tem o seletor de tipo, a escolha do funil, o nome e um cartão por coluna. ### Tipo de automação Três cartões ficam no topo: **Automação por funil**, **Mensagens prontas** e **Chatbot de triagem**. A **Automação por funil** vem marcada. Numa automação que já existe, os cartões aparecem apagados e o balão explica: "O tipo de automação é definido na criação e não pode ser alterado." ### Funil O campo **Funil** lista os funis da organização. Antes da escolha, a caixa mostra só esse campo e o nome fica travado com o texto **Escolha o funil**. Um funil que já tem automação aparece em cinza, com o selo **Já automatizado**. Escolher esse funil abre a automação existente em vez de criar uma segunda. Ao escolher o funil, a IDX carrega um cartão para cada coluna, na ordem do funil, já com o que estiver salvo. ### Nome da automação O **Nome da automação** é opcional. O exemplo do campo é "Ex: Boas-vindas do funil de vendas". Sem nome, a lista mostra o nome do funil no lugar. O nome grava sozinho quando você sai do campo, mas só depois que a primeira mensagem de alguma coluna foi salva. Antes disso, ele entra junto com essa primeira mensagem. ### Cartão de cada coluna Cada coluna do funil ganha um cartão com estes campos: | Campo | O que faz | Padrão | | --------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------ | -------------------------------------------------- | | **Coluna** | Mostra o nome da coluna. Não é editável | Nome da coluna no funil | | **Enviar pela instância** | Define o número de WhatsApp do envio | **Instância padrão da organização** | | **Ativada** e **Desativada** | Liga ou desliga a mensagem desta coluna | **Desativada** | | **Mensagem que será disparada** | Texto enviado ao lead, com variáveis e emoji | Vazio | | **Pré-visualização da mensagem que será disparada** | Mostra o texto com valores de exemplo no lugar das variáveis | "A mensagem aparece aqui como o lead vai receber." | O botão de emoji fica no canto do campo de texto e insere o emoji onde está o cursor. ![Cartões das colunas Novo Lead e Em Atendimento, cada um com instância, estado Ativada ou Desativada, variáveis e pré-visualização](https://idx-main-prod-files.s3.us-east-1.amazonaws.com/docs/lp-blog-automacoes-por-funil-mensagem-por-coluna.jpg 'Cada coluna tem o próprio texto, o próprio número de envio e o próprio estado') ### Variáveis As fichas de **Variáveis** inserem um código no texto, que vira o dado do lead no envio. São oito: | Ficha | Código | Exemplo na pré-visualização | | ----------------------- | ------------------------- | --------------------------- | | **Nome do lead** | `{{nome_do_lead}}` | João Silva | | **Telefone do lead** | `{{telefone_do_lead}}` | (11) 91234-5678 | | **E-mail do lead** | `{{email_do_lead}}` | `joao@email.com` | | **Origem do lead** | `{{origem_do_lead}}` | WhatsApp | | **Nome do corretor** | `{{nome_do_corretor}}` | Carlos Mendes | | **Nome da imobiliária** | `{{nome_da_imobiliaria}}` | XYZ Imóveis | | **Data atual** | `{{data_atual}}` | 02/04/2026 | | **Hora atual** | `{{hora_atual}}` | 09:30 | A ficha entra no fim do texto, colada à última palavra, e não onde está o cursor. Depois de clicar, mova o código para o lugar certo da frase. ### Como a tela grava Cada coluna grava sozinha, sem precisar do botão. A gravação acontece quando: - Você sai do campo de mensagem - Você troca o número em **Enviar pela instância** - Você troca entre **Ativada** e **Desativada** Uma coluna sem texto não é gravada. Se você tentar ativá-la, a IDX volta para **Desativada** e avisa **Escreva a mensagem antes de ativar**. O botão **Salvar automação** grava de uma vez todas as colunas com texto e o nome. Sem nenhuma coluna com texto e sem nome, ele avisa **Nada para salvar ainda**. Quando dá certo, aparece **Automação salva**, com quantas colunas têm mensagem, e a IDX volta para a lista. O botão **Voltar** sai da tela sem perguntar. O que já foi gravado sozinho continua salvo. > [!ATENCAO] > O controle **Ativada** da lista liga todas as colunas salvas do funil de uma vez, inclusive as que você desligou de propósito. Para ligar ou desligar uma coluna só, abra a automação. ## Por qual número a mensagem sai A mensagem sai pelo número escolhido em **Enviar pela instância**, e cada coluna tem a sua escolha. | Opção | O que acontece | Para ativar, precisa de | | ------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------ | | **Instância padrão da organização** | Sai pelo WhatsApp conectado pela organização no Atendimento | O número da organização conectado | | **Instância do corretor responsável** | Sai pelo número do responsável pelo lead. Se ele não tiver número conectado, ou se o lead não tiver responsável, sai pelo número da organização | O número da organização ou o de algum membro ativo conectado | Quando o lead chega por uma conversa de WhatsApp, a mensagem sai pelo número dessa conversa, qualquer que seja a opção. Se nenhum número estiver conectado no momento do envio, a mensagem não sai. Ativar uma coluna sem o número exigido mostra **Não é possível ativar a automação**, com o botão **Conectar WhatsApp**. Quando só membros têm número e a coluna usa **Instância padrão da organização**, a IDX explica que é preciso conectar o número da organização ou trocar para **Instância do corretor responsável**. ## Como editar, desligar e excluir Você edita uma automação clicando na linha dela na lista. A tela **Detalhes da automação** abre com o que está salvo, o tipo travado e o botão **Salvar alterações** no lugar de **Salvar automação**. - **Editar o texto ou o número:** grava sozinho, como na criação - **Desligar uma coluna:** a mensagem continua salva, só para de sair - **Desligar pela lista:** desliga todas as colunas do funil - **Excluir:** no menu da linha, **Excluir automação** pede confirmação com "Excluir a automação do funil", seguido do nome do funil. As mensagens de todas as colunas são apagadas e param de sair. Não dá para desfazer Excluir ou editar não muda o registro de quem já recebeu a mensagem. Um lead que já recebeu a mensagem de uma coluna não recebe o texto novo dessa coluna. ## O que a automação por funil não faz A automação por funil envia um texto e só. Ela não tem: - Atraso programado, como "enviar dois dias depois" - Envio de e-mail - Criação de tarefa para o corretor - Condições, como "só se o lead veio do Instagram" - Anexo de foto, vídeo ou documento - Sequência de mensagens na mesma coluna - Horário de envio. A mensagem sai quando o lead entra na coluna, a qualquer hora Para fazer perguntas em sequência e mover o lead de acordo, use o [chatbot de triagem](/blog/chatbot-de-triagem). ## Como a automação por funil se conecta com o resto da IDX A automação por funil depende do CRM, do Atendimento e do plano. Veja o que conversa com ela e o que não conversa. - **Funis e colunas do CRM:** a automação existe por funil, e cada coluna do [CRM da IDX](/crm) tem seu cartão de mensagem. Uma coluna nova no funil aparece como um cartão novo, desligado. - **Roleta de leads:** a roleta define o responsável quando o lead é criado. A opção **Instância do corretor responsável** usa o número dessa pessoa, se estiver conectado. - **Chatbot de triagem:** quando o lead é criado na coluna que tem um chatbot ativo e a triagem começa, a mensagem da coluna não sai. Quando você move o lead pela página dele, as duas coisas acontecem: a mensagem da coluna e a triagem. - **Agente de IA:** a automação não liga nem pausa o agente. Se o agente estiver ativo no funil, ele continua respondendo o lead normalmente. - **WhatsApp:** sem número conectado, nada sai. Na conexão oficial do WhatsApp, a Meta só aceita texto livre até 24 horas depois da última mensagem do cliente. - **Mensagens prontas:** usam o mesmo editor e as mesmas variáveis, mas não são enviadas sozinhas. Veja as [mensagens prontas](/blog/mensagens-prontas). - **Marketing:** leads dos formulários de anúncios da Meta não disparam a automação. - **Notificações:** o envio não gera aviso no sino da IDX. Salvar e excluir ficam no registro de auditoria. - **Plano:** a automação faz parte dos planos Profissional e Avançado. No Essencial, a lista e as telas abrem com o que já existe, mas nada grava: **Novo**, ligar, desligar e excluir abrem a escolha de plano. Se a organização sai de um plano com Automações, as mensagens já configuradas deixam de sair e os três números da lista ficam em zero. Veja os recursos de [Automações da IDX](/automacoes) e compare os [planos](/planos). ## Perguntas frequentes ### A mensagem sai de novo se o lead voltar para a mesma coluna? Não. A IDX registra que o lead já recebeu a mensagem daquela coluna e não repete. A exceção é a transferência do lead para outro funil, que zera esse registro e dispara a mensagem da coluna de destino. ### Posso enviar foto, vídeo ou PDF pela automação? Não. A mensagem da coluna é só texto, com variáveis e emoji. Arquivos você envia pelo chat do Atendimento. ### Por que o lead da campanha da Meta não recebeu a mensagem? Leads que chegam pelos formulários de anúncios da Meta e pela API da IDX não passam pelo disparo da automação. Só os caminhos listados neste guia enviam a mensagem. ### Posso ter duas automações no mesmo funil? Não. Cada funil tem uma automação, com uma mensagem por coluna. Se você escolher um funil que já tem automação, a IDX abre a que existe em vez de criar outra. ### Desligar uma coluna apaga a mensagem dela? Não. A mensagem continua salva e volta a sair quando você liga a coluna de novo. Só a exclusão da automação apaga as mensagens.